Ta hand om ditt arbetskapital – så jobbar vi smartare, tillsammans
”En bra dag på jobbet är när jag har fått något gjort. Men när jag går hem och inte riktigt vet vad jag bidragit med – det är en lång dag.”
Det råder inte brist på tips om personlig effektivitet men ändå upplever många att de aldrig riktigt hinner med det som faktiskt är viktigt. Chefer sitter i möten hela dagarna och jobbar ikapp på kvällarna. Hjärnan är trött. Fokus är en bristvara.
I det här avsnittet möter jag min Oxy Groupkollega Magnus Bornäs, som kallar sig arbetssättsdesigner – och som sedan 2008 hjälpt organisationer att designa medvetna sätt att jobba. Sätt som gör att människor både mår bättre och presterar bättre. Hans utgångspunkt är enkel men viktig: de flesta organisationer har ett arbetssätt, men det är sällan medvetet designat.
Vad är egentligen ett arbetskapital?
Magnus introducerar begreppet som de samlade resurser en person har som är värda något på arbetsmarknaden. Det handlar inte bara om formell kompetens utan om förmågor som smarthet, social förmåga, kreativitet och energi – det som gör att man kan bidra på riktigt.
De fyra centrala förmågorna han lyfter är produktivitet – att faktiskt få saker gjorda, kreativitet – att lösa problem på nya sätt, adaptivitet – att anpassa sig i takt med en föränderlig värld, och motivation med energi som grund. Det sista är ofta det som brister.
”Problemet med motivation idag är inte engagemanget. Det är energin. De flesta jag möter vill väldigt mycket – de vill så mycket att de är på väg att gå sönder.”
Det är en viktig distinktion. Det är inte ointresse eller bristande vilja som hindrar oss. Det är att vi helt enkelt är för trötta för att få ut det vi faktiskt är kapabla till.
Strukturen är ett medel, inte ett mål
Det är en viktig ingång: struktur och goda arbetssätt är ett medel för att uppnå något meningsfullt – inte ett mål i sig. Precis som hälsa är ett medel för att kunna leva och verka fullt ut, är ett genomtänkt arbetssätt ett medel för att kunna använda sin förmåga på riktigt.
Det räcker inte att jobba på individnivå
Magnus är tydlig med att personlig effektivitet är en nödvändig grund – men långt ifrån tillräcklig. Vi jobbar inte i isolation. Vi samarbetar. Och i de samarbetena kan antingen något magiskt hända – eller så sänker vi varandra utan att ens märka det.
Han beskriver hur dåliga arbetssätt ofta drabbar oss kollektivt: möten som drar över, dålig förberedelse, ständiga avbrott, för många kanaler och verktyg som ingen riktigt äger. Ingen menar illa. Men effekten är att vi stör varandras fokus, skapar frustration och tappar det som faktiskt kunde ha blivit bra.
”Vi har trott att kommunikationshastighet är nyckeln till effektivt kunskapsarbete. Men det har aldrig varit en flaskhals att vi kommunicerar för långsamt. Vi kommunicerar för mycket, för snabbt och med för låg kvalitet.”
Det han kallar samarbetseffektivitet handlar om att respektera varandras fokus – att komma överens om när vi är tillgängliga och när vi inte är det, att samla frågor istället för att avbryta, att bygga en naturlig rytm tillsammans.
Ledarens roll – och organisationens mellanrum
En stor del av problemet är att frågan om arbetssätt faller mellan stolarna. IT ansvarar för verktygen. HR ansvarar för människorna. Men vem ansvarar för hur vi faktiskt jobbar i verktygen – och med varandra? Ofta ingen.
Magnus pekar på att det krävs att ledningen på riktigt förstår kopplingen mellan arbetssätt, välmående och resultat. Inte som en mjuk fråga, utan som en affärsfråga. De bästa medarbetarna lämnar organisationer där de upplever att de jobbar i ständig uppförsbacke och inte får använda sin smarthet.
Och ledare behöver inte bara initiera förändringen – de behöver föregå med gott exempel. Den stora plumsen i vattnet, som vi brukar kalla det i podden. En chef som håller sig till gemensamma spelregler ger dem trovärdighet. En chef som inte gör det underminerar dem tyst.
Det mänskliga i att hitta tillbaka
Magnus berättar om en chef som – efter att ha jobbat med sin teamstruktur i Teams – slutade gå hem med 80-100 olästa mejl varje kväll. Som kunde gå ut med hunden långsamt, utan att dra den i spänt koppel.
Det är kärnan i det Magnus vill förmedla: det handlar inte om att bli mer maskinlik och effektiv. Det handlar om att bli mer mänsklig. Att få tillbaka tillgång till sin kreativitet, sin nyfikenhet, sin förmåga att tänka ett färdigt. Det är där arbetskapitalet faktiskt växer.
Och det kräver att vi – individer, ledare och organisationer – är villiga att designa hur vi jobbar med samma omsorg som vi lägger på vad vi ska jobba med.
Reflektionsfrågor för dig som individ
- Vilka av dina förmågor – kreativitet, analytisk förmåga, social intelligens – får du faktiskt använda under en vanlig arbetsdag? Vad hindrar dig från att använda dem mer?
- Hur mycket av din tid går åt till att reagera och svara, kontra att faktiskt tänka och bidra med det du är bäst på? Vad skulle behöva förändras för att balansen ska bli rimligare?
- Finns det ett konkret beteende – en vana, en tillgänglighet, ett sätt att kommunicera – som du vet kostar mer än det ger, både dig och dina kollegor?
Reflektionsfrågor för er som team eller organisation
- Har ni ett medvetet designat arbetssätt – eller har det mest ”blivit” med tiden? Vad skulle ni vinna på att faktiskt sätta ord på hur ni vill jobba tillsammans?
- Vem äger egentligen frågan om hur ni jobbar i era digitala verktyg? Är det IT, HR, ledningen – eller faller det mellan stolarna?
- Vad signalerar era ledare med sitt eget beteende om vad som är okej? Håller man sig till gemensamma spelregler, eller lever man som man lär bara ibland?