Det hybrida arbetssättet är på allas läppar. Vilka ska vara på plats och vilka på distans – och när? Hur gör vi det rättvist och produktivt?

I det här avsnittet pratar vi med Linda Widar som forskar i arbetshälsovetenskap vid Högskolan i Gävle. Hon har studerat hur distansarbete påverkar vår hälsa och välmående och även hur chefsrollen påverkas.

Gränsen mellan jobb och fritid
De största utmaningarna med distansarbete är att det ofta är svårt att dra en gräns mellan jobb och fritid. För vissa sväller arbetet ut över hela dygnet. För andra blir det svårt att jobba när hemmet är fullt med andra familjemedlemmar.

Nya former för relationen chef-medarbetare
I sina studier har Linda sett att det spelar stor roll hur chefer paketerar kommunikationen med medarbetarna vid distansarbete. Att ringa titt som tätt upplevs lätt som störande kontroll medan tydliga mötesformer och vänliga frågor oftare upplevs som omtanke.

Digitala möten sliter på oss
En studie från USA visar att den kognitiva belastningen i ett digitalt möte är mycket högre än i ett fysiskt möte. Det har mycket med kommunikationen att göra. Det är svårare att läsa av kroppsspråk och ansiktsuttryck när vi ser varandra på platta skärmar i små frimärksbilder än när vi ses i ett rum. Vi blir också mer statiska när vi hela tiden ska tänka på att synas i bild. I ett digitalt möte upplever många också en känsla av att stå på en scen, att man blir uttittad på ett annat sätt än i ett fysiskt möte.

Hybrida möten: inkludera mera
I sina studier har Linda sett att många vill undvika hybrida möten där vissa är på plats och andra är med digitalt. Sådana möten passar bäst för kort envägs-information och sämre för kreativitet och samtal. Men eftersom många organisationer behöver ha hybrida möten är det viktigt att tänka på bra ljud och bra bild och mötesformer som gör att de som är med på distans syns, kommer till tals och känner sig inkluderade. Det finns dessutom många bra tekniska lösningar att använda: frågeverktyg och interaktiva digitala tavlor till exempel.

Risk för splittring och missnöjeskultur
Om man inte tänker till ordentligt kring de hybrida arbetsformerna finns en risk för förhållanden som upplevs som orättvisa. Det skulle kunna vara om vissa arbetsuppgifter förskjuts till dem som jobbar mer på kontoret så att deras arbetsbelastning och stress ökar. Det skulle också kunna vara att möjligheterna att avancera och utvecklas blir sämre för dem som jobbar på distans. Samma sak om bara vissa får friheten att jobba på distans men inte andra.

Särskilda utmaningar för chefer
Många chefer, berättar Linda, beskriver en vilsenhet inför det hybrida arbetssättet. Det finns sällan tydliga direktiv och ramverk för hur jobbet ska organiseras och ledas. Många andra europeiska länder har specifik lagstiftning för distansarbete, särskilt vad det gäller gränsen mellan jobb och fritid. Men i Sverige har vi ingen sådan specifik lag utan de de direktiv som finns är inbakade i rådande arbetsmiljölagstiftning. Med andra ord behöver varje verksamhet själv skapa de ramverk och stöd som behövs.

Lyssna in först, besluta sen
När det gäller just ramverk och regler för hybrida arbetsformer rekommenderar Linda dig som är chef att inte bara gå ut med ett statiskt ställningstagande om hur saker och ting ska fungera. Många tror att det skapar tydlighet när de meddelar t ex ”nu ska vi bara jobba på distans” eller ”nu ska alla vara på plats”. Men statiska beslut skapar mycket oro och går över huvudet på medarbetarna.

Lindas rekommendation är att lyssna in vad medarbetarna tänker och vill innan man går ut med riktlinjer och ramverk. Man kan med fördel testa ett arbetssätt under en avgränsad tid och sedan höra efter med medarbetarna hur det har gått så lär sig organisationen gemensamt, tillsammans vad som funkar bäst.

Vår samarbetspartner motivation.se – Sveriges ledarskapssajt – har en mängd artiklar om ledarskap. Den här veckan har vi valt en text som handlar om vad man som ledare kan lära från pandemin.