Digitala miljöer blir en allt större del av mångas arbetsvardag. Och med det växer även frustration och stress kring sega system.

Enligt en rapport från Arbetsmiljöverket upplever en fjärdedel av anställda svenskar digital stress på jobbet. Det kan bero på överdriven användning av digitala enheter, krav på ständig tillgänglighet, informationsöverbelastning och, eller brist på möjlighet att koppla av och återhämta sig.

En studie av Stressforskningsinstitutet i Stockholm visade att ungefär hälften av de tillfrågade hade svårt att hantera den digitala arbetsmiljön och att det fanns en ökande tendens att blanda arbete och privatliv på grund av digitala kommunikationsmedel.

Teknikstrul tar 75 minuter varje vecka

En studie från Novus på uppdrag av IT-företaget Avoki visade att svenskar i genomsnitt lägger 75 minuter varje arbetsvecka på onödigt teknikstrul. Det motsvarar 2 veckors arbetstid varje år, tid som skulle kunna användas för att öka produktiviteten och stärka den svenska konkurrenskraften, eller ge medarbetarna längre semester och återhämtning. Cirka hälften av svenskarna har 3-5 timmar digital arbetstid per dag, ett arbete som många gånger utförs i en undermålig och eftersatt IT-infrastruktur.

– 51 procent säger att det tar mest tid att logga in i olika system.

– 32 procent anser att det tar mest tid att hitta rätt dokument.

– 27 procent anser att en bristfällig uppkoppling är den främsta tidsstölden.

– 18 procent irriteras av kollegornas val av kommunikationskanaler.

Så slipper du IT-stressen

Här är våra tips för att minimera IT-stressen och om hur du hanterar problemen när de väl dyker upp.

Respektera läroprocessen

Vi kan inte förutsätta att det bara är att sätta igång med tekniken. Vi underskattar ofta behovet av tid för att lära oss hur saker och ting funkar. Se till att ingen behöver dölja vad de inte kan. Det ska vara fint att ställa frågor.

Prata om hur ni använder systemen och dela upp kunskapsinhämtningen så att inte alla behöver hitta alla lösningar på egen hand. Vi behöver dessutom tätare kommunikation mellan dem som skapar systemen och dem som använder dem.

Hantera frustrationen konstruktivt

Vissa problem går att påverka men det kan ta tid. Då behöver vi hantera frustrationen som uppstår längs vägen. Det här är en arbetsmiljöfråga.

Diskutera igenom vad ni kan göra när ett system hänger sig eller inte funkar. Finns det en plan B? Kan vi göra något annat under tiden? Hur kan vi lägga upp arbetsvardagen så att vi inte blir stressade i situationer när det inte tjänar något till?

Se till att problemen rapporteras in på ett vettigt sätt, till rätt personer, så att de blir lösta.

Sätt tydliga förväntningar på närvaron

Se till att förväntningarna blir tydliga i hela organisationen. När ska vem vara tillgänglig, för vem, var och när?

Ledare behöver förekomma problemen och inte bara tro att det löser sig. Diskutera med anställda och i de grupper som jobbar ihop. Var kommunicerar vilka, vad och när? Fundera på hur ni stöttar varandra för att få både fokus och återhämtning.

Till slut behöver vi alla hitta ett personligt förhållningssätt. Känner du att du har möjlighet att koppla bort jobbet så att du kan vara ledig på din fritid? Om någon går över dina gränser eller era gemensamma gränser, vad gör du då och hjälper det på sikt?

Här är två tidigare avsnitt vi nämner:

285: En värld utan IT-stress – är det möjligt? Ester Daniel Ytterbrink.

169: Är det tid eller plats som avgör när du jobbar? Kristina Palm.

Enligt vår partner Twitch Health finns det tre vanliga dikeskörningar många organisationer gör när de vill mäta och påverka medarbetarnas hälsa. Förutom att förväxla låg sjukfrånvaro med hälsa finns en risk att tro att själva mätningen är hälsofrämjande och en ovana att mäta sånt som sen faktiskt är svårt att påverka.

Twitch Health hjälper istället sina kunder att mäta rätt saker, förankra i organisationen och se till att det finns en plan för att agera på resultatet. De ser helt enkelt till att hälsan faktiskt blir av.