En av fyra svenskar känner stress i sin digitala arbetsmiljö. Ofta beror det inte på viljan att göra rätt, utan på att vi saknar gemensamma spelregler. I detta avsnitt berättar Linn Heuberger och Emelie från Effektiv Nu hur enkla, tydliga överenskommelser – “interna trafikregler” – gör att arbetet flyter, möten ger energi och information hamnar där den ska. Poängen är inte att begränsa, utan att skapa förutsägbarhet så att alla kan lägga fokus där det faktiskt skapar värde.

Vi pratar om

• Varför interna trafikregler ger framkomlighet i stället för pekpinnar.
• Tre startfrågor som alla team bör svara på.
• Hur regler för var, när och hur kommunikation sker stöttar er
• Hur ni sätter mötesregler som faktiskt ger energi.
• Varför fil-lagring och namnsättning är en arbetsmiljöfråga, inte bara IT.
• Konkreta knep som minskar “gisslandmöten” och informationsstress

En bra start är att prata om var ni kommunicerar vad. Korta frågor mellan få personer mår bra i chatten; sådant som ska leva över tid eller nå många hör hemma i en kanal; och när något är akut är telefonen oöverträffad. Många team vinner också på att skilja mellan intern och extern kommunikation – exempelvis att intern dialog sker i Teams medan mejl främst används mot kund. Nyckeln är inte exakt hur ni gör, utan att ni bestämmer det tillsammans och skriver ned beslutet så att även nya kollegor tryggt kan följa samma väg.

Möten är en annan energiläcka – eller energikälla. När syfte, mål och förväntad output framgår redan i kallelsen blir det lättare att avgöra deltagande och förbereda rätt. En tidsatt agenda hjälper gruppen att hålla tempo och kvalitet, särskilt om mötesledare och sekreterare är separata roller. En enkel mall i OneNote/Loop gör att beslut och nästa steg fångas där alla hittar dem. Då blir det inte bara acceptabelt att tacka nej när rollen är oklar – det blir också möjligt eftersom materialet finns tillgängligt i efterhand.

Till sist: lagring och namnsättning. Det kan låta tekniskt, men handlar om arbetsmiljö. Ska fler arbeta vidare på något hör filen hemma på en delad yta, inte hos en enskild person. När strukturen är tydlig och namnen följer en enkel standard försvinner onödigt letande. Det förebygger dessutom sårbarhet vid personalförändringar – det som delas finns kvar där det ska.

Det här är inte pekpinnar. Det är framkomlighet. När kanaler, möten och lagring blir förutsägbara sjunker pulsen, let-tiden minskar och hjärnan får utrymme för problemlösning, kundvärde och lärande. Då blir möten något att se fram emot, inte ytterligare ett måste.

Prova detta i veckan:

• Skriv ned (1 sida) hur ni använder chatt, kanal, mejl och telefon – inklusive enkel svarstid per kanal.
• Inför en tidsatt mötesmall med utsedd sekreterare och tydliga beslut/ägare.
• Flytta tre “delningsfiler” från personlig yta till rätt delad yta och döp om enligt er standard.

Effektiv Nu hittar du här!