I det gränslösa arbetslivet kan vi jobba när som helst och var som helst. Men hur ska vi få något gjort när 45% av arbetsdagen går till mejl och möten och vi dessutom ska mäta allt hela tiden?

I teorin låter det kanske bra med ett gränslöst arbetsliv. Digitala tjänster gör att många av oss kan jobba när och var det passar bäst. Det kan underlätta livspusslet och minska onödig restid. Samtidigt har de digitala möjligheterna ökat kraven på dokumentation och mätning såpass att många har svårt att hinna göra det de faktiskt är anställda för. Har tendensen att mäta och kontrollera blivit en sjuka i vår tid?

45% av tiden går till mejl och möten
Kontorsanställda lägger så mycket som 45 procent av arbetsdagen på e-post, telefonsamtal och möten. Det står att läsa i de rapporter som släpptes nyligen via Arbetsmiljöverket. Gunnar Aronsson, professor i arbets- och organisationspsykologi vid Stockholms universitet är en av forskarna bakom rapporterna. Han berättar att allt fler yrkesgrupper ägnar sig åt det han kallar ”illegitima arbetsuppgifter”.

Vi fastnar i fel uppgifter
Vår möjlighet att meddela oss snabbt med varandra gör att många fastnar i uppgifter som andra hittat på, som kanske är onödiga eller som någon annan egentligen borde ha gjort. Korta ärenden som var och en för sig verkar enkla och inte så tidskrävande, men sammantaget blir alla de små bäckarna en flod som stjäl vår tid. Vi är nog många som känner igen upplevelsen att mejlprogrammets inbox styr vår agenda istället för att vi får fokusera på det som är viktigast. Resultatet blir att många går från jobbet och känner att de inte har fått så mycket gjort.

När stöd och styrning fallerar
I vissa fall handlar det om it-stöd och styrning som inte fungerar. Gunnar Aronsson nämner läkare som anmälde sin it-situation till Arbetsmiljöverket som ett arbetsmiljöproblem, eftersom de fick använda fem olika system för att få fram rätt patientinformation. Ett annat nedslående exempel, också från vården, är de läkare i Uppsala som fick lägga tid på att hitta sängplatser till patienter istället för att rädda liv och hälsa som de är utbildade för.

Samla ihop småärenden
Arbetsgivare kan skapa en bättre kultur genom att gynna beteenden som minskar de onödiga småärendena och hjälper oss att fokusera. Gunnar Aronsson jämför spontanmejlande med att sticka en lapp under någons dörr. Vi tänker ofta inte på om det passar mottagaren att få ett mejl utan vi skickar iväg det när vi själva har en fråga eller är klara med något. Att istället samla ihop kommunikationen och ärendena kan vara ett smart drag.

Vi kan också stänga av notifieringar och undvika att ha alla program öppna hela tiden.

Mät- och kontrollsamhället – en sjuka?
När det gäller de ökande kraven på mätning, dokumentation kommer vi fram till att det börjat likna en sjuka. Det faktum att vi kan samla in data om allt möjligt idag gör att vi vill mäta och dokumentera allt. Det tränger undan viktigare arbetsuppgifter eftersom ingen riktigt tänker på att det här tar tid. Kontrollbehovet riskerar också att minska den viktiga tilliten mellan kollegor, medarbetare och chefer. Innan vi mäter något behöver vi ställa oss frågan varför, om det är nödvändigt att mäta och om vi i så fall mäter rätt saker.

Chefens ansvar
Gunnar Aronsson menar att arbetsgivarens ansvar för det här landar hos varje medarbetares närmaste chef som nuförtiden inte har lika mycket tid att ses som tidigare. Chefsrollen förändras och vi måste kompensera för det informella lärandet som funnits mer naturligt tidigare. Chefen har en viktig roll i att göra det tydligt när arbetet är klart och när man ska släppa det. Det kan också vara viktigt att hjälpa dem som går upp allt för mycket i sitt jobb att få återhämtning, även om det är väldigt roligt att jobba.

Vår partner Skandia vill hylla dem som bygger företag och tillväxt och finnas där för dem, till exempel när det kommer till tjänstepensionen. Skandia har skapat olika lösningar för tjänstepension som tar hänsyn till alla tänkbara faktorer. Även den lilla småföretagaren kan hitta något. Det finns olika nivåer på pensionen och andra viktiga förmåner som kan ingå är till exempel sjukförsäkring. Här kan du läsa mer samt på skandia.se