Får du lägga för mycket tid på administration och to-do-listor och för lite på kreativitet och problemlösning? Vi har pratat med ett företag som har valt att jobba annorlunda.

Vår gäst den här veckan är Niclas Sigholm, vd på teknik- och konsultföretaget Sigholm. De jobbar enligt en organisationsfilosofi som kallas Teal. Ledarskapet är utspritt i organisationen. Var och en har både stor frihet och stort ansvar. Beslut fattas snarare genom kollegial rådgivning än genom att en person bestämmer något som de andra ska genomföra. Men de har också en mycket mer detaljerad – och transparent – aktivitetsstyrning än många andra.

Mail är för grovkornigt
Vårt intresse för vad Sigholm gör om dagarna började med att vi läste en artikel i tidningen Chef om hur de bestämde sig för att sluta med internmail. Hur landade de i det beslutet?

– Sättet att kommunicera är för grovkornigt, säger Niclas Sigholm. Mottagaren måste fundera på vad avsändaren egentligen vill. Är det en aktivitet som krävs? Är det något jag behöver läsa på om? Ska jag blanda in någon annan?

Han menar att mail bara fungerar om man har ganska låga förväntningar på hastighet och kvalitet i sina processer. Men problemet med traditionella organisationer är mycket större än så, menar Niclas.

Mellanchefen är ofta en flaskhals
En klassisk mellanchef blir ofta en flaskhals i sin organisation med ansvar för en mängd olika saker samtidigt: HR-frågor, metoder och processer, produktutveckling och ovanpå det både marknadsföring och försäljning.

Det är för mycket för någon att hålla i och det leder till fördröjda beslut. Det i sin tur skapar frustration och sänkt engagemang bland medarbetarna. Dessutom har medarbetarna många gånger stor kunskap om frågorna som mellanchefen ska fatta beslut om, kunskap som inte används.

Så bakom beslutet om att jobba på ett annat sätt fanns både en vilja att öka effektiviteten och att skapa en arbetsplats där människor mår bra och trivs.

Decentralisering kräver struktur
Men när man ska jobba decentraliserat blir allting också mer komplext. Därför har Sigholm väldigt tydliga strukturer runt var kommunikationen sker, hur processer flödar och vad som ska göras i vilka steg. Ett mer eller mindre automatiserat informationsflöde stöttar medarbetarna när det gäller den löpande planeringen. Syftet är att avlasta varje individs arbetsminne så att man behöver färre egna to-do-listor och slipper hoppa mellan olika kalkylark i diverse projekt för att få ihop helheten under en arbetsdag.

Det Niclas beskriver är stort ansvar och stor frihet för var och en och samtidigt en extremt tydlig styrning i mycket av det praktiska som ska utföras. Man behöver också vara mer transparent med hur man jobbar mot kollegorna.

Frigöra tid för kreativitet och problemlösning
Å andra sidan är syftet just att frigöra tid för kreativitet och problemlösning. Ingen ska behöva leta efter information, istället är det enkelt att få en överblick över en hel arbetsprocess och var man ligger till med olika delar av helheten.

Det blir lättare att må bra och hitta den egna motivationen, säger Niclas. Samtidigt kräver det en hel del av individen. Man måste vara redo att ibland leda och andra gånger ledas, att se feedback i vardagen som en rättighet och att ständigt jobba med problemlösning som verktyg och inte bara skjuta avgöranden till andra.

Vår samarbetspartner Twitch Health har levererat mycket hälsorelaterade tjänster digitalt på sistone och fortsätter med det. För långt ifrån alla har kunnat återgå till att jobba på plats. Och många kommer kanske aldrig att göra det, åtminstone inte på samma sätt som före pandemin. Twitch Healths erbjudande Twitch on Demand är en plattform som samlar hela företagets hälsoerbjudande för medarbetarna. Den får igång träningen därhemma eller utomhus och det handlar lika mycket om mental som om fysisk hälsa.

Vår partner motivation.se – Sveriges ledarskapssajt – har skrivit mycket om det här med kommunikation förstås. Den här veckan tipsar vi om vikten av att kommunicera just om kommunikationen. Det är kanske där man många gånger ska börja?