David Stiernholm är struktör. Han hjälper människor och verksamheter att få bättre struktur i tillvaron, så att vi kan lägga tid på det som är viktigt istället för på en massa småsaker som distraherar oss.

På sitt senaste jobb innan han blev konsult var David chef för kvalitet och IT men det var 16 år sen. Han har alltid behövt struktur själv för han menar att han är disträ och tankspridd. Samtidigt vill han uppleva så mycket som möjligt.

– Det är mycket som ska fungera i vardagen och struktur ger den möjligheten, säger David.

Strukturen hjälpte honom att släppa saker
I hans på den tiden mycket splittrade roll jobbade han för mycket och tänkte att det måste finnas ett bättre sätt att hantera arbetsvardagen. Han läste och skapade egna verktyg, till exempel ett eget att-göra-verktyg.

Med verktygen som hjälp upplevde han att han fick bättre koll, kunde släppa saker och känna sig ledig utan att oroa sig för att ha missat något. Hans sätt att jobba väckte intresse och David bestämde sig för att jobba med att sprida sina knep och metoder till andra.

Splittring är vanligt
David märker att vi är splittrade. Antalet informationsflöden ökar och de intensifieras. Ett vanligt exempel är att vi förutom e-post även använder diverse chattfunktioner och kan skicka direktmeddelanden nästan överallt. Splittringen gör också att vi skriver upp vad vi ska göra på väldigt olika ställen.

Det finns inte en metod som passar alla och vi kommer aldrig hitta det perfekta verktyget. Men tricket är sällan att skaffa nya verktyg. Nyckeln till framgång är snarast att bli bättre på att använda dem vi redan har.

Här är nio av Davids tips:

• En att-göra-uppgift ska vara kortare än en arbetsdag. Du ska kunna bocka av den helt enkelt.
• Separera din kalender och din att-göra-lista. Det som är tidsbestämt ska stå i kalendern medan övriga aktiviteter ska stå på att-göra-listan.
• Skapa textmallar för texter du använder ofta så att du slipper skriva samma textsnuttar om och om igen.
• Vad ska vi kommunicera om i vilken kanal och när? Prata om det och besluta hur ni ska göra.
• Skilj på mål och process. Gör det du gör idag att du närmar dig de mål du har eller tar de dig längre bort från målet?
• Skilj på stort och smått. Låt inte det mindre komma i vägen för det större. Fundera på hur mycket tid och resurser saker och ting får ta.
• Se till att du kommer igång med det som är viktigast. Nyckeln är att börja göra en liten del. Få bort frestelser.
• Verb hjälper oss att komma igång med de där stora uppgifterna som tar emot. Skriv inte vaga verb som ”kolla på”, ”ta det sen” eller ”fixa”. Välj hellre ”analysera, fråga, ringa, skriva” som är tydligare.
• Tajming är viktigt. Gör kognitivt svårare saker på morgonen och enklare saker senare på dagen.

Då och då behöver vi stanna upp och tänka men den uppgiften hamnar lätt i skuggan av snabbare ärenden som har en deadline. Eftersom reflektionen inte sker inte automatiskt för David själv har han avsatt en timme varje måndag för att reflektera. Han har ett reflektionsskrivbord med en tidslinje på papper där han kan skriva upp sina mål.

Det finns ett vanligt missförstånd om att vara strukturerad innebär att vara fyrkantig, men så är det inte alls enligt David. Istället ger det frihet. Det som ska struktureras är ju det vi vill undvika att lägga för mycket tid på så att vi får loss tid och kraft att vara oss själva lite mer. Här hittar du fler tips från David.

Vår samarbetspartner Wellbefy vill att vi funderar lite på vad engagemangsmätningar egentligen handlar om. Som de ser på saken är engagemang ett resultat av många andra viktiga faktorer. Det beror till exempel på den upplevda hälsan och välbefinnandet hos de anställda. Mår de anställda bra och trivs på sin arbetsplats kommer de med stor sannolikhet rekommendera arbetsgivaren till andra och det kommer att finnas ett hållbart långsiktigt engagemang.

Läs mer här om hur Wellbefy resonerar kring engagemang och få konkreta tips på vad du kan göra.