Hej! Jag hoppas du vill hjälpa oss och dig själv att göra podden ännu bättre! Jag har skapat en enkät på menti.com med några frågor som jag hoppas du vill svara på. För varje svar ger jag en slant till ett välgörande ändamål du får välja på slutet. Enkäten ligger öppen till 10:e mars och tar bara ett par minuter att svara på. Tusen tack för din hjälp!/ Annie
Klicka här för att komma till enkäten.

Jobba mindre – som verktyg för smartare arbete

Vad händer när svenska verksamheter testar 80% tid med bibehållen lön

40-timmarsveckan infördes för över 50 år sedan. Ändå är det först de senaste åren som frågan om nästa steg fått verklig fart: går det att minska arbetstiden utan att tappa kvalitet och resultat – och samtidigt skapa ett mer hållbart arbetsliv?

I det här avsnittet av Health for Wealth gästas jag av Anna-Carin Alderin, initiativtagare och projektledare för 4 Day Workweek i Sverige, med lång ledarbakgrund (bland annat från IKEA). Samtalet spelas in samma dag som Anna-Carin och teamet publicerar en ny svensk-norsk forskningsstudie om förkortad arbetstid.

Anna-Carin är noga med att avdramatisera begreppet. 4 day workweek handlar inte alltid om att “ta bort en dag”. Kärnan är i stället detta:
att nå 100% output (eller mer) på 80% av tiden – med 100% av lönen.

Och poängen är inte att pressa ihop samma arbete. Anna-Carin beskriver arbetstidsförkortning som en hävarm som får verksamheter att göra det många pratar om men har svårt att få till: rensa bort tidstjuvar, förenkla, prioritera hårdare och skapa mer fokus.

“Vad händer om vi gör det här i Sverige?” blev startskottet. När Norge ville testa liknande, slog man ihop sig och byggde en svensk-norsk studie med forskare och gemensam metod.

Vilka vill testa – och varför?

Anna-Carin berättar att nyfikenheten är bred: offentlig sektor, kommuner, privata företag och ideell sektor. Både chefer och medarbetare hör av sig: “Hur kan jag prata med min chef om det här?”

De som faktiskt går in i ett test har ofta ett tydligt skäl:

• svårigheter att attrahera och behålla personal
• höga sjukskrivningstal
• behov av att modernisera arbetssätt
• eller en genuin vilja att jobba smartare och mer hållbart.

I studien finns en mix av verksamheter – bland annat regionalt sjukhus, kommunala verksamheter, energibolag, konsult- och revisionsverksamhet samt ideella aktörer.

Vad är det som skapar effekten?

Anna-Carin lyfter flera gemensamma “framgångsnycklar”. Den första är att arbetstidsförkortning skapar en arena att testa. Hon beskriver det som en spelplan: man går in tillsammans som verksamhet, laborerar, gör det tillåtet att förändra. Det blir inte ett individprojekt (“jag ska jobba mindre”), utan ett gemensamt skifte.

Den andra nyckeln är förberedelserna. De verksamheter som lyckas pratar igenom varför de gör det, hur de ska följa upp och – kanske viktigast – vad som faktiskt ska ändras i vardagen för att frigöra tid.

Sedan kommer de konkreta förändringarna:

• Tid som strategisk resurs: man börjar prata om tid och energi på ett nytt sätt.
• Möteskulturen: varför är möten 60 minuter? Kan vi korta dem och samtidigt öka kvaliteten? Vilka möten behövs – vilka ska bort?
• Planering för mindre reaktivitet: exempelvis timeboxing och fokusblock, så man inte börjar dagen i mailkorgen av slentrian.
• Fokus- och reflektionstid: mer ostört arbete, mindre splittring.
• Återhämtning som katalysator: när människor vet att återhämtningen kommer, orkar de bidra bättre under arbetstid.
• Bättre samarbete: vinsten blir tydlig för varje person, och då ökar viljan att få helheten att fungera.

Men borde vi inte göra många av de här sakerna ändå – även på 40 timmar? Anna-Carin håller med om att lärdomarna är relevanta för de flesta, men menar att det ändå händer något när man faktiskt kortar tiden:

Det blir ett incitament som gör att förbättringsarbetet sker på riktigt. Verksamheter i studien beskriver att de försökt effektivisera tidigare, men utan lika tydliga resultat. Här blir förändringen fokuserad, gemensam och konkret – och dessutom kopplad till verklig vinst i privatlivet.

“Det handlar inte om att klämma ihop 40 på 32”

Anna-Carin är tydlig: detta är inte “springa snabbare”. Det handlar om att identifiera vad som skapar mest värde och våga skala bort resten – det som ibland kallas “pseudoarbete”.

Och i studien ser man en viktig sak: deltagarna upplever inte högre tempo. Snarare tvärtom – de upplever att förmågan att göra ett bra jobb ökar.

Resultat från den svensk-norska studien

Studien bygger på både enkätdata och kvalitativa data: hundratals enkätsvar, djupintervjuer, dagboksinlägg och verksamhetsdata.

Anna-Carin lyfter bland annat att:

• upplevd stress minskar
• sömnen förbättras (i snitt längre sömn per natt och färre sömnsvårigheter)
• upplevd arbetsförmåga/produktivitet ökar
• flera verksamheter ser förbättrade verksamhetsresultat eller balans
• och många ser förbättrad sjukstatistik under perioden.

Hon betonar att produktivitet är svårt att mäta exakt mellan olika branscher, men att upplevd produktivitet och arbetsförmåga rör sig åt rätt håll – utan att arbetsintensiteten ökar.

Chefer har svårare att ta ut tiden

En intressant observation är att chefer i studien ofta har svårare att faktiskt plocka ut den lediga tiden. Anna-Carin kopplar det till ansvarskänsla och koordinering: chefen blir ofta en “projektledare” i förändringen.

Samtidigt beskriver medarbetare att de får mer autonomi och friare tyglar – alltså inte mer detaljstyrning, utan snarare mer delegering.

Anna-Carin vill att Sverige ska ta ett steg tillbaka och våga ifrågasätta: varför är 40 timmar normen? Arbetslivet skapades för en annan tid och andra arbetsuppgifter.

Hennes uppmaning är att testa, dela lärdomar och bygga fler exempel i svensk kontext. Och för den som vill börja mindre: ta delar av metoden – möten, fokus, planering – och se vad som händer.

Först när fler provar kan vi sluta gissa och börja veta.
Läs om studien och rapporten här!