Hybridarbetet är här för att stanna. Men vad vi ska göra var, och när? Och vilka verktyg är bäst för olika uppgifter?

Vi tog hjälp av Sveriges första – och såvitt vi vet enda – struktör för att besvara den frågan, David Stiernholm.

David säger att trots pandemin och det hybrida arbetssättet är det i grund och botten ofta samma behov vi har. Vi behöver hålla koll på vad som ska göras, hur vi hanterar vår tid och på olika kommunikationsflöden.

Chattandet har exploderat

Den senaste tiden har chattandet exploderat, säger David. Det kan förenkla vår tillvaro men stökar också ibland till den, eftersom vi ofta chattar i flera kanaler.
Det ställer högre krav både på de verktyg vi använder och på vårt samarbete. Det gäller att ta en diskussion om vad vi ska prata om var, och när. En vanlig diskussionsfråga är: när ska vi använda epost och när ska vi chatta?

Gränsdragning mellan olika kanaler

Det här är några exempel på gränsdragningar som organisationer använder:

• Internt/externt
• Långsamt/snabbt
• Långt/kort

Oavsett vad man bestämmer tycker David att vi också ska komma överens om en akutkanal. Om jag till exempel vet att mina kollegor kan använda sms för att nå mig i akutlägen är det lättare att kunna stänga av alla övriga notiser och få det fokus jag behöver.

Det är också bra att bestämma vilka svarstider vi ska ha i olika kanaler. Även det ger bättre förutsättningar för arbetsro.

Hur får vi överblick?

Förutom det här behöver de flesta av oss både våra egna, personliga att-göra-listor och någon form av vyer för gemensam överblick. Här nämner David Microsoft Planner som han tycker att många missar att använda. Jobbar man i Google-världen är det vanligt att använda Trello i samma syfte. Även här kan man chatta och pinga varandra, så hur vi kommunicerar i planeringsverktygen är en diskussion som behöver ingå i den större diskussionen om var vi pratar, om vad och när.

Tre viktiga områden

Sammanfattningsvis är det här tre områden som de flesta kontorsarbetare behöver en god struktur för:

• Personliga att-göra-listor
• Gemensamma vyer för överblick
• Kommunikationskanaler

Vårda notiserna för att få lugn och ro

David uppmuntrar oss att vårda våra notiser så att vi inte sliter ut dem. Notiser är väldigt kraftfulla verktyg men om vi överanvänder dem får vi aldrig lugn och ro utan blir istället avbrutna hela tiden.

Att vårda notiserna kan också innebära att skapa personliga notis-profiler för olika tidpunkter på dygnet. Och David har inspirerande nog notiser för sånt som gör honom glad, som när han får en ny prenumerant på sitt nyhetsbrev.

Rätt arbetsuppgifter på rätt plats

Nu när vi allt mer växlar mellan hemarbete och arbete på kontoret är det bra att fundera på vilka arbetsuppgifter som passar bäst för respektive plats. När vi väl är på kontoret är det smart att ta itu med sånt som bara kan göras där, som att träffa andra kollegor, prata och samarbeta med dem. Medan vi behöver vårda vårt fokus när vi är hemma och undvika att hemmadagarna blir fulla med digitala back-to-back-möten.

Till slut: utgångspunkten för alla de här diskussionerna och besluten ska vara svaren på frågorna vart vi ska och vad vi ska uppnå. Har vi kommit överens om det blir allting genast mycket lättare.

Vår samarbetspartner motivation.se – Sveriges ledarskapssajt – har flera artiklar av David som du som blir nyfiken på honom kan leta upp. Den här veckan har vi valt att tipsa om en kort video om att hjärnan snarare fungerar som en symfoni än som ett organisationsschema.